Política de Privacidad

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Colombia), y de la California Consumer Privacy Act – CCPA (EE. UU.), Innovasoftip SAS establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

2. Datos Personales que Recopilamos

BiometricIP recopila los siguientes datos en el ejercicio de sus funciones como sistema de control de asistencia:

Categoría	Datos	Finalidad
Identificación	Nombre completo, número de documento, cargo, área	Identificar al empleado en el sistema
Contacto	Correo electrónico, teléfono	Notificaciones y comunicación interna
Biométricos Datos sensibles – Ley 1581	Fotografía de reconocimiento facial (evidencia de marcaje)	Prevenir suplantación de identidad
Geolocalización	Coordenadas GPS al momento del marcaje	Verificar presencia en sede autorizada (geocerca)
Asistencia	Fecha, hora de entrada/salida, sede	Control de jornada laboral y reportes
Dispositivo	IP del dispositivo móvil	Trazabilidad y seguridad

Datos biométricos y sensibles Colombia

Conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, los datos biométricos (fotografías para reconocimiento facial) son considerados datos sensibles. Su tratamiento solo se realiza con autorización expresa, libre, previa e informada del titular, y con las medidas de seguridad reforzadas que establece la norma.

3. Principios que Rigen el Tratamiento Ley 1581/2012

• Legalidad: El tratamiento obedece a las normas vigentes aplicables.
• Finalidad: Los datos se usan exclusivamente para el control de asistencia laboral.
• Libertad: El tratamiento solo se efectúa con autorización previa del titular.
• Veracidad: La información debe ser exacta, completa y actualizada.
• Transparencia: Se garantiza acceso a la información sobre el tratamiento.
• Acceso y circulación restringida: Los datos no se divulgan a terceros sin autorización.
• Seguridad: Se aplican medidas técnicas y organizacionales para proteger los datos.
• Confidencialidad: Quienes tratan los datos están obligados a guardar reserva.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados son utilizados para:

• Registrar y verificar la asistencia de los empleados mediante código QR dinámico y geocerca.
• Generar reportes de jornada laboral, tardanzas y ausentismo para la empresa contratante.
• Prevenir fraude en el registro de asistencia (suplantación de identidad).
• Cumplir obligaciones laborales y legales del empleador.
• Mejorar el funcionamiento de la plataforma (análisis estadístico anonimizado).

Los datos no serán usados para publicidad, perfilamiento comercial ni transferidos a terceros con fines distintos al objeto del servicio.

5. Derechos de los Titulares Colombia – Ley 1581

En Colombia, como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que tenemos sobre usted.
• Actualizar y rectificar datos que sean inexactos o incompletos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista obligación legal de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales al menos una vez al mes.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

Para ejercer sus derechos, envíe su solicitud a: gerencia@innovasoftip.com con asunto "Derechos HABEAS DATA". Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Solicitar eliminación de mis datos

6. Derechos de los Titulares EE. UU. – CCPA / Privacy Laws

Para usuarios ubicados en Estados Unidos, en especial residentes de California (CCPA), usted tiene derecho a:

• Saber qué datos personales recopilamos, usamos, divulgamos o vendemos.
• Eliminar sus datos personales, con ciertas excepciones legales.
• Opt-out (no aplicable): BiometricIP no vende datos personales a terceros.
• No discriminación: No recibirá un trato diferenciado por ejercer sus derechos.
• Corrección de datos inexactos (derecho incorporado por CPRA 2023).
• Limitación de uso de datos sensibles, incluyendo geolocalización precisa y datos biométricos.

Para ejercer sus derechos CCPA, envíe su solicitud a gerencia@innovasoftip.com. Responderemos dentro de los 45 días establecidos por ley (prorrogables 45 días adicionales con aviso previo).

Submit a Data Deletion Request

7. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos personales son procesados en servidores ubicados en Colombia y/o en servicios en la nube con certificaciones de seguridad internacionales (ISO 27001 / SOC 2). Cualquier transferencia internacional se realiza cumpliendo los estándares del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones aplicables de la CCPA para transferencias transfronterizas.

BiometricIP no comparte, vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

8. Medidas de Seguridad

Implementamos las siguientes medidas técnicas y organizacionales para proteger sus datos:

• Cifrado de datos en tránsito mediante TLS/HTTPS.
• Almacenamiento en bases de datos con acceso restringido y autenticación reforzada.
• Control de acceso basado en roles (solo personal autorizado accede a los datos).
• Tokens de autenticación de corta duración (Bearer Token + Sanctum).
• Códigos QR dinámicos que rotan cada 30 segundos para evitar capturas fraudulentas.
• Registros de auditoría de accesos y cambios en el sistema.

9. Retención de Datos

Los datos de asistencia se conservan durante el tiempo que dure la relación laboral del empleado con la empresa contratante, más un período adicional de 5 años en cumplimiento de obligaciones laborales y tributarias colombianas (Código Sustantivo del Trabajo y DIAN). Transcurrido este plazo, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

10. Menores de Edad

BiometricIP está diseñado exclusivamente para el control de asistencia de empleados mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores de edad. Si se detecta que se han ingresado datos de un menor sin autorización, procederemos a eliminarlos de inmediato.

En cumplimiento de la COPPA (Children's Online Privacy Protection Act, EE. UU.), no recopilamos datos de menores de 13 años bajo ninguna circunstancia.

11. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El panel de administración web utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para autenticar al usuario y mantener su sesión activa. No utilizamos cookies de seguimiento, publicidad ni análisis de comportamiento de terceros.

12. Autorización del Titular Ley 1581/2012

La autorización para el tratamiento de datos es otorgada por el empleado al momento de su registro en la plataforma por parte de la empresa contratante, a través de un mecanismo escrito que incluye la descripción clara de las finalidades del tratamiento. Esta autorización puede ser revocada en cualquier momento mediante solicitud escrita, salvo que exista obligación legal de conservar los datos.

13. Cambios a esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política cuando sea necesario. Las modificaciones serán publicadas en esta página con la fecha de actualización. Para cambios sustanciales que afecten sus derechos, notificaremos a los usuarios con al menos 30 días de anticipación por correo electrónico o aviso en la plataforma.

14. Contacto y Reclamaciones

Esta política fue elaborada en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 de la SIC (Colombia), la California Consumer Privacy Act (CCPA), la California Privacy Rights Act (CPRA 2023) y la Children's Online Privacy Protection Act (COPPA) (Estados Unidos).